Aina yhteistyökumppanin kanssa ei synkkaa, tai pahimmassa tapauksessa kumppani lopettaa toimintansa. Tällöin on aika etsiä uusi kumppani tilalle. Usein kuulen kommentteja, kuten: “Haluaisin vaihtaa, mutta se on niin kamalan vaikeaa.” Nyt haluan kuitenkin osoittaa sinulle, että tilitoimiston vaihtaminen ei ole hankalaa – ei edes silloin, kun myös ohjelmisto vaihtuu samalla.
Kysyin tänään aamulla tekoälyltä, onko sen mielestä tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa, ja sain vahvan vastauksen: ei ole. Tekoäly kertoi näin: ”Tilitoimiston vaihtaminen voi tuntua haastavalta, mutta se ei yleensä ole niin monimutkaista kuin voisi kuvitella. Kun prosessi suunnitellaan ja toteutetaan oikein, tilitoimiston vaihtaminen sujuu yleensä varsin helposti.”
Kuten tekoäly yllä kertoo, suunnittelu on kaiken A ja O. Alla on avattu koko prosessi.
1. Oikean ajan valinta
- Paras aika vaihtaa tilitoimistoa on tilikauden vaihtuessa, sillä silloin koko uusi tilikausi voidaan aloittaa uuden tilitoimiston kanssa. Tämä vähentää keskeneräisten asioiden siirtoa.
- Kesken tilikauden vaihtaminen on kuitenkin täysin mahdollista, ja monet tilitoimistot osaavat hoitaa sen sujuvasti. Tärkeintä on, että tarvittavat tiedot siirretään oikein, ja uusi tilitoimisto perehdytetään nykyiseen tilanteeseen.
2. Nykyisen tilitoimiston irtisanominen
- Tarkista, onko nykyisessä tilitoimistosopimuksessasi irtisanomisaikaa tai erityisiä ehtoja. Tavallisesti irtisanomisaika voi olla esimerkiksi yksi kuukausi.
- Avoin kommunikaatio tilitoimiston kanssa auttaa. Monesti nykyinen tilitoimisto voi auttaa tietojen siirrossa uuteen tilitoimistoon, jos irtisanominen tapahtuu hyvässä hengessä.
3. Uuden tilitoimiston valinta
- Kun valitset uutta tilitoimistoa, kannattaa varmistaa, että sillä on kokemusta ja osaamista juuri sinun yrityksesi toimialasta ja tarpeista. Tilitoimiston kanssa tulee olla hyvä vuorovaikutus ja yhteisymmärrys siitä, millaista palvelua odotat.
- On myös hyvä keskustella siitä, mitä järjestelmää uusi tilitoimisto käyttää. Esimerkiksi käytetäänkö samaa taloushallinnon ohjelmistoa kuin aiemmin, vai joudutaanko siirtymään uuteen järjestelmään?
4. Tietojen siirto
- Tärkeä vaihe tilitoimiston vaihdossa on kirjanpito- ja taloustietojen siirto. Tämä kattaa muun muassa:
- Avoimet laskut
- Palkanlaskentatiedot
- Tase-erittelyt
- Kirjanpidon tositeaineiston
- Uusi tilitoimisto auttaa yleensä tiedonsiirrossa ja varmistaa, että kaikki tarpeellinen tieto siirtyy sujuvasti. Monet ohjelmistot mahdollistavat datan viennin ja tuonnin automaattisesti, mikä vähentää manuaalista työtä.
5. Taloushallinnon ohjelmistot
- Jos sekä vanha että uusi tilitoimisto käyttävät samaa taloushallinnon ohjelmistoa (esimerkiksi Netvisoria), siirto on yleensä helppo ja nopea. Kaikki tiedot pysyvät järjestelmässä, ja uusi tilitoimisto voi jatkaa siitä, mihin edellinen jäi.
- Jos ohjelmistot ovat eri, esimerkiksi siirryttäessä vaikkapa Procountorista Netvisoriin, uusi tilitoimisto hoitaa tietojen siirron ja varmistaa, että ohjelmiston käyttöönotto sujuu joustavasti.
6. Hyvä perehdytys ja yhteistyön aloitus
- Hyvä tilitoimisto tarjoaa perehdytyksen palveluihinsa ja mahdollisesti uusiin taloushallinnon työkaluihin, jos niitä otetaan käyttöön.
- Ensimmäisten kuukausien aikana uuden tilitoimiston kanssa on tärkeää, että yhteydenpito on tiivistä. Näin varmistetaan, että kaikki toimii sujuvasti ja mahdolliset kysymykset ratkaistaan nopeasti.
Yhteenveto: Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa?
Tilitoimiston vaihtaminen ei ole yleensä vaikeaa, kun se suunnitellaan huolellisesti ja valitaan uusi tilitoimisto, joka auttaa prosessin kaikissa vaiheissa. Tietojen siirto ja käytännön asiat ovat uuden tilitoimiston vastuulla. Suurin työ sinulle on oikeastaan uuden yhteistyön rakentaminen. Vaihto voi tuoda mukanaan paljon hyötyä, kuten yrityksesi tarpeita paremmin vastaavaa palvelua ja mahdollisesti tehokkaammat työkalut taloushallintoon.
FinanssiPiha! Yrityksesi talouden paras kumppani!
.